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湖南信息学院实验室档案管理办法

更新时间:2020/05/26 15:12:03 点击:

第一章 总则

第一条  实验室档案工作是实验室工作的重要内容之一,为充分发挥档案在教学、科研和学校管理等工作中的作用,根据《高等学校实验室工作规程》[中华人民共和国国家教育委员会令第20号]和《高等学校档案管理办法》[中华人民共和国教育部令第27号]的规定,以及我校档案管理的相关规定,制订本办法。

第二条  实验室档案是指在实验室建设、使用、运行等活动中形成具有保存价值的管理性、工作过程性、技术性材料(包括文字材料、图纸、报表、照片、音像资料、电子文档等)。

第二章 档案范围及保管期限

第三条  实验室档案归档范围:

(一)实验室建设档案:

实验室建设的过程性资料,包括申报书、论证结果、建设方案、招标材料、采购合同、验收材料等。

(二)实验室管理档案:

上级主管部门及学校下发的实验室管理制度及文件,实验室管理的工作计划、报告、总结材料,实验室仪器设备设施台账、实验室日常使用、设备设施清查等记录材料,实验室考核、评比材料,实验室各项重大活动材料等。

(三)实验室安全管理档案:

实验室安全管理制度、安全责任体系、安全应急预案,实验室安全教育培训材料,实验室安全检查资料,实验室安全承诺书,实验室安全评比、奖惩材料,实验室安全事故调查处理材料,年度实验室安全报告等材料。

(四)机构与人员管理档案 :

实验室机构设置及干部任免文件材料,管理员、实验教师等实验室人员基本情况统计表,岗位职责与人员分工的有关材料,人员考核办法及有关考核材料,人员培训计划及实施记录等材料。

(五)仪器设备和低值耐用品档案:

仪器设备账册,低值耐用品采购、领取、发放账册,仪器设备使用、维护、报废记录,仪器设备借用、调拨、损坏、丢失赔偿记录,仪器设备的申购、论证报告,仪器设备验收报告、入库单、移交单、仪器设备合同、说明书等其他随机文件,大型精密仪器设备的技术档案,仪器设备的技术改造、功能开发等材料。

(六)实验室经费档案:仪器设备购置经费、仪器设备维护经费、实验教学运行经费(年材料消耗经费)、实验室安全经费。

(七)实验室信息统计:

包含教学科研仪器设备、教学科研仪器设备增减变动情况、贵重仪器设备、教学实验项目、专任实验室人员情况、实验室基本情况、实验室经费情况、教育部关于高等学校实验室信息统计数据。

(八)其他有保存价值的资料。

第四条  档案的保管期限定为永久、定期、与设备共存三种。属于有长期利用价值的档案列为永久保管;仪器设备的有关技术资料应与设备共存,保存至设备报废之日;其他实验室档案根据重要程度和价值大小确定保管期限。

第三章 档案收集与整理

第五条  实验实训中心及各二级教学单位应安排专人负责实验室档案管理,实验室所有工作人员都有义务配合档案信息收集工作。

第六条  档案人员按照工作程序,进行文件材料形成过程中的组织、收集、整理、上报、立卷及归档等工作。

第七条  实验室档案资料应齐全、真实、准确、完整,纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第八条  实验室档案应在年末将本年度的文件材料存、归档。

第九条  在校档案馆立卷的,按规定报送校档案馆存档。未在校档案管立卷材料按保管期限规定自行立卷、归档、保管备查。

第四章 档案管理

第十条  实验实训中心为实验室档案工作主管部门,制定档案管理考核细则。接受校档案馆的业务指导,对各二级教学单位进行实验室档案管理考核。各二级教学单位分管实验实训负责人为档案管理第一责任人。根据本办法制定二级教学单位的实验室档案管理细则。

第十一条  不断创造完善实验室档案管理条件,妥善保管档案。

第十二条  定期指导、检查档案管理工作开展情况。

第十三条  若档案管理人员变动,应做好实验室纸质档案和电子档案的移交,如档案资料保存在个人电脑中的,在移交时应主动接受电脑硬盘格式化及删除工作,不得私自带走或销毁。

第十四条  加强对实验室信息收集和档案管理人员的培训、指导、考核,对档案收集、管理造成的工作失误及事故按相关规定追责。

第五章 附则

第十五条  本办法自颁发之日起执行,原湘信院通〔2017〕64号关于印发《湖南信息学院实验(训)室档案管理办法》的通知同时废止。

第十六条  本办法由实验实训中心负责解释。